پیشنیاز سازمان ها برای اجرای ERP؛ مدل بلوغ قابلیت CMM

مقدمه

مدل بلوغ قابلیت CMM به منظور توسعه یک ابزار برای ارزیابی توانایی پیمانکاران دولت در اجرای پروژه‏های نرم ‏افزار به وجود آمده است، اما موفقیت CMM برای نرم‏ افزار در دهه ۱۹۹۰، باعث تشویق به توسعه و کاربرد مدل‏ های بلوغ در دیگر فرآیندها در سایر سازمان ها شده است. این مدل به عنوان یک مبنا جهت توسعه مدل عمومی بلوغ فرآیندها به طور وسیع و مداوم در سایر حوزه‏های مدیریت مثلاً فرایندهای خدمات IT، منابع انسانی و فرآیندهای R&D در سازمان‏های مختلف به کار گرفته شده است.

اگر شما دارای سازمانی هستید که می خواهید ساختارمند اقدام تولید یا ارائه خدمات خود کند تا بهروری را افزایش دهید و هزینه اجرایی و تولید خود را کاهش دهد، و یا به دنبال راه اندازی سیستم های مدیریت منابع سازمانی ERP هستید (حتی بخش کوچکی از ERP)؛ این مقاله می تواند شروعی خوب برای قدم گذاشتن در این مسیر باشد. در ادامه سعی می کنم تا این مطلب را در دو بخش برای شما ارائه دهم  تا نهایتا پنج سطح بلوغ سازمانی را بهتر بشناسیم و جایگاه فعلی خود سازمان را پیدا کنیم. در این حالت است که می توانیم سیستم های نرم افزاری مناسب برای سازمان انتخاب کنیم.

بروزرسانی اول؛ ۲۶ اسفند ۹۵

بروزرسانی دوم؛ ۲۸ اسفند ۹۵

تاریخچه مدل بلوغ قابلیت Capability Maturity Model

مدل بلوغ قابلیت یکی از راه‏های ارزیابی نرم افزارهای تولیدی بوده که توسعه فعال آن توسط موسسه مهندسی نرم افزار (SEI) وزارت دفاع ایالات متحده در سال ۱۹۸۶ شروع شد .

نیروی هوایی ایالات متحده آمریکا جهت ارزیابی عملکرد پیمانکاران فرعی نرم افزاراقدام به ایجاد یک مدل انتزاعی توسط موسسه مهندسی نرم افزار کارنگی – ملون (SEI) نمود و مدل بلوغ قابلیت (CMM) تحت عنوان «مدیریت فرآیند‏های نرم افزاری» توسط واتس هامفری در کتاب مدیریت فرایند نرم افزار (۱۹۸۹) توضیح و تشریح شد .این مدل بر اساس شبکه بلوغ مدیریت کیفیت بود که بیشتر توسط فلیپ کرازبی در کتاب «کیفیت مجانی» است، در سال ۱۹۷۹ به چاپ رسید. شکل زیر سیر تکوینی مدل بلوغ فرآیندی نشان داده شده است. همانطوری که ملاحظه می‏شود مدل بلوغ فرآیندی (PMM) از تکوین و تکامل مدل بلوغ قابلیت CMM به وجود آمده است.

سیر تکوینی مدل بلوغ فرآیندی

مدل بلوغ فرآیندی Process Maturity Model

مدل بلوغ فرآیندی (PMM) امروزه به عنوان یک مدل جهت ارزیابی بلوغ فرآیندهای کسب و کار پذیرفته شده و از آن استفاده گسترده می‏شود. بر اساس یک برآورد حدوداً ۲۰۰ مدل بلوغ وجود دارد که تعداد کمی از این مدل‏های بلوغ پیرو اصول ایجاد شده در چارچوب بلوغ فرآیندی است . اغلب مدل‏ها وضعیت و حالت‏هایی را برای توسعه مجموعه‏ای از بهترین فعالیت‏ها به کار گرفته‏اند بدون اینکه زیربنای آن فعالیت‏ها که نقشه راه را تشکیل می‏دهند، فراهم و تدارک نموده باشند. شکل زیر استفاده از مدل بلوغ فرآیندی در حوزه‏های مختلف نشان داده شده است.

مدل بلوغ فرآیندی PMM در حوزه های مختلف

مفهوم بلوغ

مفاهیم، پایه ‏ای و زیربنای بلوغ متضمن این امر می ‏‏باشند که سازمان‏ های بالغ به شکل سامان یافته عمل می کنند، در حالی که در سازمان ‏های نابالغ دستیابی به نتایج در نتیجه تلاش‏های قهرمانانه افراد در استفاده از رویکرد هایی است که کم یا زیاد به طور خود انگیخته یا خود جوش آنها را به وجود آورده‏اند. در بعضی از مراجع مدل بلوغ فرآیندی و در توضیح مفهوم بلوغ از واژه ‏هایی مانند پیش‏بینی پذیری، کنترل و یا اثر بخشی استفاده می شود.

پیش‏بینی پذیری به استفاده از برنامه ‏های زمان‏بندی شده، معیارها و اهدافی که محقق شده ‏اند اشاره دارد. سازمان‏های نابالغ غالباً برنامه زمان‏بندی شده ایجاد می ‏کنند، اما بعدها غالباً با اختلافی زیاد معیارها و اهداف را از دست میردهند. سازمان‏های بالغ برنامه‏ های زمان‏بندی شده را تنظیم می‏کنند و دائماً آن را محقق می ‏سازند.

کنترل به ساز و کارهایی اشاره دارد که با وجود آن سازمان‏ها به اهداف خود نائل می‏شوند. سازمان‏های بالغ کاملاً، مستمراً و با کمترین انحراف اهداف خود را محقق می ‏سازند. سازمان‏ های نابالغ هرگز این اطمینان را ندارند که کدام اهداف محقق می شود؟ و احتمال تحقق معیارهای مورد نظر در دامنه زمانی معین و مشخص چه مقدار است؟

سازمان‏های بالغ به اهدافی دقیق دست می ‏یابند که تعهد کرده بودند به دست می‏ آورند. سازمان‏های نابالغ غالباً به بعضی از اهداف نائل شده و به بعضی از اهداف نمی‏رسند. علاوه بر این در بسیاری از موارد، کیفیت ممکن است به اندازه کافی خوب نباشد و هزینه ‏ها ممکن است فراتر از آنچه که مدیریت می‏خواهد باشند. از نظر دیگر، سازمان‏ های بالغ دارای فرآیندهای سازمان یافته و نظام ‏مند بوده و شیوه‏ های انجام کار مستند شده دارند. داده ‏های گذشته را جمع آوری می ‏کنند و برای پیش‏بینی نتایج تلاش‏های مشابه در آینده مورد استفاده قرار می ‏دهند.

رویکردهای سنجش بلوغ

دو رویکرد متفاوت برای ایجاد و به کارگیری مدل‏های بلوغ به وجود آمده است. رویکرد اول مبتنی بر سطوح یا مراحل است (عمدتاً ۵ سطح) که فرض می کند که مجموعه ‏ای از قابلیت ‏های مرتبط کم و بیش با هم به دست می‏ آیند. به این معنی که یک مجموعه قابلیت قبل از مجموعه ‏ای دیگر کسب می ‏شود. در این دیدگاه، سطوح بلوغ تعریف شده هستند و گفته می‏شود که یک سازمان در یک سطح مشخص قرار دارد، یا غالباً در فرآیند حرکت از یک سطح به سطح دیگر قرار دارد.

رویکرد دیگر معمولاً تحت عنوان «بازنمای مستمر» نامیده می‏شود. تاکید این رویکرد بر این واقعیت است که سازمان‏ ها غالباً ترکیبی از قابلیت ‏ها را  به نمایش می‏گذارند. مثلاً یک سازمان ممکن است بعضی از قابلیت ‏های در سطح ۲ و دیگر قابلیت‏ های سطح ۴ را داشته باشد. بنابراین آنهایی که بر بازنمایی مستمر تاکید دارند به اینکه از ایده سطوح اجتناب کنند و بر قابلیت‏های مشخص و خاص که یک سازمان را متمایز و توصیف می‏کند و نیز بر قابلیت‏هایی که تاکنون به دست آمده است متمرکز شوند.

البته واقعیت بسیار پیچیده ‏تر از هر یک از رویکردها است. واحدهای سازمانی مختلف درون یک سازمان ممکن است در سطوح مختلف باشند. بعضی گروه‏ها در یک سازمان ممکن است ترکیبی ناسازگار از ویژگی و خصوصیات سطوح ۲ و۴ را نشان دهند. هر سازمان بزرگی که مورد سنجش قرار می‏ گیرد، تناقضات و تضادهای بیشتری بین فعالیت‏ها و اعمال در یک ناحیه و دیگر نواحی را نشان خواهد داد.

بررسی‏ های انجام شده نشان می ‏دهد که سازمان‏ها غالباً زمانی بهتر تحریک شده و انگیزه دارند که اهداف روشن داشته باشند و سطوح بلوغ کمک می ‏کند که اهداف روشن فراهم گردد. بنابراین، معمولاً تلاش می‏شود سازمان‏ ها در ارتباط با سطوح متمایز توصیف شوند و تاکید می‏شود که این شیوه مفید است، زیرا نشان می‏دهد سازمان تا چه اندازه در استفاده و حمایت از فرآیندهای کسب و کاری خود به بلوغ دست یافته است.

 اصول بنیادین مدل بلوغ فرآیندی

 

اصول بنیادین مدل بلوغ فرآیندی عبارتند از:

  • ویژگی های یک فرآیند می ‏باید به شکلی مورد ارزیابی قرار گیرد که قابلیت آن برای مشارکت در اهداف سازمانی مشخص شود؛
  • فرآیندهای قادر و توانمند نمی ‏توانند ماندگار باشند، مگر اینکه سازمان به اندازه کافی بالغ باشد تا آنها را حفظ نماید؛
  • بهبود فرآیند بهترین رویکردی است که یک برنامه بهبود سازمانی را مرحله ‏بندی می ‏کند تا به طور موفقیت آمیزی به حالت ‏های پیش‏بینی ‏پذیرتری از قابلیت سازمانی دست یابد؛
  • هر مرحله یا سطح بلوغ یک مبنای لازم و ضروری طرح می‏کند تا بر آن اساس بهبود آینده بتواند ایجاد شود. در مدل بلوغ فرآیندی به عنوان یک استاندارد، حداقل ۵ چالش یا سطح برای موفقیت سازمان به شرح زیر شناسایی و تعیین شده است:
  • مدیریت دارای استانداردهای کمی برای سنجش بلوغ گردش کار فرآیندهای کسب و کار است و نیازمند روش قابل قبول برای شناسایی ریسک هایی است که ضعف ‏های فرآیند ها بر روی توسعه سازمان و دستیابی به اهداف کسب وکار تحمیل می ‏کنند.
  • مدیریت روش‏ های قابل قبول اندکی دارد تا میزان انطباق بین چگونگی انجام وظایف و چگونگی توصیف گردش کار فرآیندها را به درستی بسنجد. در این مدل تلاش می‏شود اعتبار الزامات و نیازمندی‏های سیستم، درستی استفاده از موردهای مطالعه و توصیفات مبتنی بر مدل و اثر بخشی کاربردهای عملی به گونه ‏ای هماهنگ شوند.
  • مدیریت غالباً آگاهی ندارد تا چه اندازه اکتساب یا رشد سازنده و پویا ناشی از شیوه ‏های متعدد انجام وظایف مشابه است. خلق و ایجاد فرآیندهای استاندارد و بهم مرتبط، الزامات و نیازمندی ‏های کارکردهای سازمان را ساده نموده و در نتیجه پیچیدگی سیستم‏های سازمان را کاهش می ‏دهد. سازمان‏ها روش‏های قابل قبول اندکی دارند تا قابلیت عرضه کنندگان برای تحویل پروژه‏ های واگذار شده و دیگر خدمات آنان را در مقایسه با پارامتر های ادعا شده در طرح پیشنهادی سنجش کنند. به علاوه آنها نیازمند مبنایی قابل قبول برای مشخص کردن الزامات و نیازمندی ‏های قراردادی هستند تا فرآیندهای کاری عرضه کنندگان بهبود یابد.
  • مدیریت نیازمند یک راهنما است تا بداند بنیادهای لازم برای فرآیندهای کاری به چه شیوه‏ایی استقرار یابند که چابکی سازمانی حفظ و هزینه ‏های عملیاتی کمتر شوند.

 شیوه‏ های بهره ‏برداری از مدل بلوغ فرآیندی

چهار شیوه عمده برای استفاده از مدل بلوغ فرآیندی وجود دارد که هر کدام الزامات متفاوتی برای ارزیابی دارد.این چهار شیوه عبارتند از:
الف- هدایت برنامه ‏های بهبود فرآیند: مدل بلوغ فرآیندی به گونه ‏ای طراحی شده است که برنامه ‏های بهبود فرآیند‏های موجود را هدایت کند و پیش‏بینی می ‏شود که این مورد بیشترین استفاده را در بر داشته باشد. برنامه ‏های بهبود بایستی با ارزیابی نقاط قوت و ضعف جاری سازمان شروع شوند.

ب- ارزیابی ریسک عرضه کنندگان: مدل بلوغ فرآیندی برای شناسایی مخاطرات و ریسک‏ های موجود در اجرای موفق سیستم‏ها استفاده می ‏شود و راهنمای عملی برای اقدامات فراهم می‏کند تا برای بهبود قبل از به کارگیری سیستم استفاده شود.
ج- ارزیابی قابلیت عرضه کنندگان: مدل بلوغ فرآیندی برای ارزیابی نرم افزارهای توسعه داده شده تا معیارهای ارزیابی فراتر از توجه به قیمت پایین به عنوان مبنایی در انتخاب میان پیشنهاد دهندگان قرار گیرد. همچنین سازمان‏ها نیازمند استانداردهای قابل اعتماد هستند تا بر اساس آنها قابلیت فروشندگان برای برآورده نمودن سطح خدمت، کیفیت، قیمت و تعهدات وظیفه‏ ای آنها ارزیابی گردد.

 سطوح پنج گانه مدل بلوغ فرآیندی

مدل بلوغ فرآیندی بر اساس مدل بلوغ قابلیت CMM پنج مرحله یا سطح را تعریف نموده است. هر یک از فرآیندهای سازمان (یا واحد سازمانی) بنا بر شرایط در یکی از سطوح قرار می‏ گیرد. همچنین سطح بلوغ سازمان (یا  واحد سازمانی) معادل سطح فرآیندی است که در پایین ‏ترین سطح بلوغ خود قرار دارد. توضیح مختصر این ۵ مرحله در ادامه ارائه می‏گردد  و برای توضیحات کامل تر باید به مراجع مراجعه کنید.

سطوح پنجگانه مدل بلوغ فرآیندی
سطوح پنجگانه مدل بلوغ فرآیندی در سازمان

سطح اول؛ سطح ابتدایی :

سازمان‏ هایی که در این سطح قرار می ‏گیرند، نابالغ هستند. فرآیند ‏های آنان اضطراری، موقت و تعریف نشده است و پروژه‏ های آنان غیر قابل پیش‏بینی است. در سطح ابتدایی فرآیندهای پژوهش و فناوری سازمان یافته نیستند و حتی آشفته و بی‏نظم هستند. موفقیت احتمالاً به تلاش‏ های افراد وابسته است و تکرار پذیر نیست، زیرا فرآیندها به طور کافی تعریف شده و مستند نیستند که تکرار شوند.

سطح اول بلوغ فرآیندی سازمان
سطح ۱:انجام فعالیت برای رسیدن به نتیجه

سطح دو؛ سطح تکرارپذیر:

سازمان ‏هایی که در این سطح قرار می ‏گیرند، سازمان ‏هایی هستند که بر فرآیندها متمرکز شده ‏اند و بعضی از فرآیند‏های اصلی خود را تعریف کرده‏ اند. آنها می‏ توانند بعضی از فرآیند های پژوهش و فناوری را با نتایج قابل پیش بینی تکرار کنند، در حالی‏ که دیگر فرآیند ها هنوز به خوبی قابل کنترل نیستند. در سطح تکرار پذیری، تکنیک ‏های مدیریت پروژه ایجاد شده ‏اند و موفقیت می ‏تواند تکرار شود، زیرا فرآیندهای لازم ایجاد و تعریف شده و مستند گشته ‏اند.

یک فرآیند مدیریت شده به دستیابی به اهدافی چون کیفیت، هزینه و زمانبندی نزدیک تر است.

سطح دو بلوغ فرآیندی سازمان
سطح دو: سازمان قانونمند؛ امکان تکرار موفقیت های قبلی در شرایط مشابه

اگر مشتری درصدد انتخاب سازمانی برای پشتیبانی محصولات خریداری شده میباشد این مرحله حداقل سطح برای انتخاب می باشد.

سطح سه؛ سطح استاندارد:

سازمان‏ هایی که در این سطح قرار می ‏گیرند سازمان ‏هایی هستند که تمام فرآیند ‏های اصلی و پایه ‏ای خود را تعریف کرده ‏اند و درجه‏ ای از کنترل بر روی آن ها دارند، بر جمع ‏آوری داده تاکید نموده و از معیارهایی استفاده کنند تا به مدیریت بر فرآیند های پژوهش و فناوری کمک نماید. در سطح استاندارد، سازمان مشابه فرآیندهای خود را از طریق توجه بیشتر به مستند سازی، استاندارد سازی و یکپارچگی توسعه داده است.

مشخص های فرایند بخوبی تعریف شده اند.

طبقه بندی و استانداردسازی فرآیندها به خوبی در تمام سطوح سازمان تعریف شده و به اجرا درآمده است.

فرآیندها، استانداردها، رویه ها، ابزار و … در سطح سازمانی تعریف شده اند.

سطح سوم مدل بلوغ فرآیندی سازمان
سطح سوم

 سطح چهار؛ سطح مدیریت کمی:

سازمان‏ ها در این سطح تاکید زیادی بر مدیریت فرآیندها دارند. آن ها معیار های کمی خوبی برای فرآیند ها دارند و دائماً داده ‏ها را جمع ‏آوری می ‏کنند. مدیران آن ها زمانی که اهداف یا پروژه‏ های برنامه ‏ریزی را تعیین می ‏کنند بر معیار ها و داده‏ ها تاکید می ‏کنند. به طور برابر، یک هم راستایی و سازگاری سلسله مراتبی میان مدیران پروژه وجود دارد، به طوری که در توفیق دستیابی به اهداف فرآیند های پژوهش و فناوری عالی ‏تر و دستیابی واحد به اهداف کلان خود، مشارکت و سهم داشته باشند. در سطح مدیریت کمی، واحد تمام فرآیندهای پژوهش و فناوری را از طریق جمع ‏آوری داده و تجزیه و تحلیل آنها نظارت و کنترل می ‏نماید.

سطح چهارم از بلوغ فرآیندی سازمان
سطح چهار
  • فرایند کنترل و اندازه گیری شده
  • سازمان نیز بر اساس آمار و ارقام مدیریت می شوند
  • سازمان اهداف کیفی کمیت پذیر را شناسایی کرده و ارتقا دهد، به عبارتی می تواند نسبت به کیفیت ارزیابی کمی داشته باشد
  • حداقل سطح برای اجرای ERP این سطح است

سطح پنج؛ سطح بهینه:

سازمان‏ هایی که در این سطح قرار دارند، کارکنان خود را در مورد فرآیندها آموزش داده‏ اند و آنان را برای یک تلاش مستمر به خدمت می‏ گیرند تا فرآیند ها را پالایش، بهبود و ارتقا دهند. در سطح بهینه، فرآیند ها  به طور ثابت از طریق نظارت بر بازخوردهای برگرفته شده از فرآیند های جاری فرآیند های پژوهش و فناوری بهبود داده شده و فرآیند های نوآورانه برای خدمت کردن به نیازهای ویژه سازمان معرفی می ‏گردند.

سطح پنجم بلوغ فرآیندی سازمان
سطح پنج
  • امکان برنامه ریزی وجود دارد.
  • بهینه سازی عملکرد به منظور شناسایی و حذف معایب درون فرآیندها در این سطح انجام می گیرد. سپس فعالیتهای بهبود برای شناخت و استقرار ابزارهای جدید برای دستیابی به اهداف کسب و کار انجام می شوند
  • سازمان می تواند برنامه ریزی های کوتاه مدت و میان مدت داشته و اهداف خاصی را بر اساس این برنامه ها تعیین کند.
  • سازمان میتواند تکنولوژی و یا سرویس جدید ارائه دهد و ارتقاء مداوم داشته باشد.

نتیجه گیری از مباحث مطرح شده درباره بلوغ سازمانی و مدل CMM

یکی از اهداف فناوری اطلاعات یکپارچه سازی سازمان ها است. که غالب سازمان ها در ایران صرفا استفاده paper less از سیستم های کامپیوتری انجام می دهند و از اطلاعات استفاده مناسبی نمی شود. شرکت های نرم افزاری هم اکثرا نمی توانند راه حل های مناسبی برای سازمان ها ارائه کنند و نتیجتا اقدامات برای پیاده سازی سیستم های جامع و یکپارچه با شکست مواجه مشود. یکی از دلایل این امر عدم توجه به بلوغ سازمانی سازمان ها به عنوان یک پشنیاز است. به عنوان مثال برای پیاده سازی یک سیستم ERP سازمان حداقل باید در سطح چهار باشد.
سیستم ERP در تمامی سطوح سازمان تاثیر گذار است و بر أساس فرایند های کسب کار سازمان مربوطه عمل می کند. این امر سبب می شود تا ابتدا سازمان از لحاظ سیاست گذاری و فرایندی به وضعیت مطلوب، ساختارمند و استاندارد برسد.

 

نویسنده مطلب: حسین اسحقی

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

+ 1 = 3